Gli Archivi Notarili di Stato: quali sono le principali funzioni
Quando si parla di “Archivi Notarili di Stato”, non è raro che in molti credano, erroneamente, a un Ente dello Stato dall’importanza relativa, della quale si potrebbe fare a meno; è fuori luogo pensare in questo modo. Tali enti svolgono, infatti, ruoli essenziali e di fondamentale importanza all’interno del nostro Paese a favore dei cittadini.
Essi sono parte integrante del Ministero della Giustizia, caratterizzati da una struttura organizzativa e finanziaria indipendente.
Le attività cui sono deputati a compiere sono svariate e spaziano dal controllo della funzione notarile alla pubblicazione dei testamenti, passando per il rilascio di copie degli atti conservati.
Ma sono due le funzioni svolte dagli Archivi Notarili di Stato sulle quali è più opportuno concentrare l’attenzione: la gestione del registro generale dei testamenti e la conservazione degli atti dei notai cessati.
Registro Generale dei Testamenti
Presso l’Ufficio Centrale degli archivi notarili ha sede il Registro Generale dei testamenti, che offre la possibilità di essere al corrente, ad esempio, se una persona deceduta abbia fatto testamento (sia sul territorio nazionale che presso le autorità consolari italiane presenti in territorio straniero). Questa funzione rappresenta uno straordinario supporto per gli eredi, ai quali risulta semplificato il compito di dover reperire i documenti in cui il testatore ha espresso le proprie volontà.
È importante sottolineare, tuttavia, come i servizi erogati dal Registro generale dei testamenti siano fruibili solo in modalità telematica: ai cittadini non è consentito l’accesso “fisico” all’Ufficio Centrale Archivi Notarili. Volgendo lo sguardo al Registro generale dei testamenti, si evince che la sua istituzione risale alla fine degli anni ‘80 e al suo interno troviamo differenti documenti in base alla data di stipula dei medesimi.
Ad esempio, troviamo i testamenti redatti dal primo gennaio 1980 al 31 dicembre 1988 (ovvero date antecedenti all’istituzione del Registro generale dei testamenti) ricevuti da un notaio e non pubblicati sino alla data del 30 aprile 1995.
È opportuno specificare, tuttavia, che i testamenti olografi fiduciari non sono iscritti al Registro Generale dei testamenti fino al momento in cui non vengono pubblicati e che durante la vita del testatore non è possibile richiedere alcun certificato e alcuna notizia, anche relativa alla sola effettiva presenza di un atto testamentario.
Il modulo per la richiesta, riportato sul portale del sito dell’Archivio notarile, può essere trasmesso per posta elettronica ordinaria o certificata rispettivamente allegando copia semplice di documento di identità del richiedente.
Conservazione degli atti notarili dei notai cessati
Un’altra importante funzione svolta dagli Archivi Notarili di Stato riguarda la conservazione degli atti notarili. Essi, infatti, vengono conservati dal notaio finché svolge la propria attività all’interno del distretto notarile presso il quale è assegnato; qualora, il notaio cessi l’attività o si trasferisca in un’altra sede afferente ad un distretto notarile differente, i documenti presenti nello studio devono essere depositati nell’archivio notarile del distretto dove esercitava la propria professione.
Negli archivi notarili, inoltre, vengono conservate le copie degli atti pubblici e delle scritture private trasmessi dagli uffici del registro decorsi dieci anni dalla loro registrazione.
Se il cittadino è nella necessità di richiedere un documento stipulato da un notaio che non esercita più la professione o la esercita ancora in un distretto notarile differente, deve obbligatoriamente rivolgersi all’Archivio Notarile presso il quale sono stati depositati gli atti del professionista; l’Archivio dipende da dov’è ubicata la sede principale del notaio, e non ha carattere provinciale.
Per procedere alla richiesta, in carta semplice, è necessario conoscere la data dell’atto, le parti e il numero di repertorio attribuito dal notaio rogante; tali elementi possono anche essere individuati tramite il servizio messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione denominata “Sister – Territorio” del portale. La richiesta è effettuabile da chiunque, senza particolari restrizioni o formalità, trattandosi di un archivio di natura pubblica.
Al seguente link è possibile reperire ulteriori informazioni e le sedi degli Archivi Notarili in Italia.