Un responsabile HR alle prese con una scelta rischiosa: cosa dice davvero la legge dopo la Cassazione n. 13731/2026
Non è raro che un responsabile delle risorse umane, o un imprenditore che gestisce direttamente il personale, si trovi a dover comunicare un licenziamento in fretta, magari fuori orario, magari con il dipendente che è già lontano. In quei momenti, la tentazione di risolvere tutto con una e-mail è forte. Veloce, scritta, tracciabile — almeno in apparenza.
Ma poi arriva il dubbio: era sufficiente? Era legale? E se il dipendente la impugna, siamo al sicuro? Con l’Ordinanza n. 13731 dell’11 maggio 2026 la Corte di Cassazione ha affrontato esattamente questa situazione. Abbiamo immaginato la conversazione tra chi quella scelta l’ha già fatta e chi, come legale dell’azienda, deve ora valutarne le conseguenze.
La telefonata del lunedì mattina
Responsabile HR: Guarda, venerdì sera ho mandato una mail a Tizio comunicandogli che il suo posto era soppresso e che il rapporto era terminato. Lui non ha risposto. Stamattina mi chiama il sindacalista dicendo che Tizio vuole impugnare il licenziamento perché è arrivato via email ordinaria e non con la raccomandata come prevede il contratto. Siamo messi male?
Avvocato: Prima di risponderle in modo preciso ho bisogno di sapere due cose: qual è il CCNL applicato al rapporto di lavoro, e cosa dice esattamente quella clausola. Perché è lì che si gioca la partita. Ma le anticipo già che, alla luce di una recentissima pronuncia della Cassazione, la situazione potrebbe essere molto meno grave di quanto teme.
Cosa dice la legge: la forma scritta è tutto ciò che conta
Il requisito legale: scritto, non necessariamente raccomandato
Responsabile HR: Aspetta, ma non c’è una norma che impone la raccomandata? Pensavo fosse un obbligo di legge.
Avvocato: Questo è uno dei malintesi più diffusi nella gestione del personale. La legge — specificamente l’art. 2 della Legge n. 604 del 1966, quella che regola i licenziamenti individuali — richiede una cosa sola: la forma scritta. Non dice raccomandata, non dice PEC, non dice consegna a mano. Dice scritto. Tutto quello che nel tempo abbiamo visto usare come “standard” — la raccomandata con ricevuta di ritorno, la PEC, la firma per ricevuta — nasce dalla prassi, dalla giurisprudenza e dai contratti collettivi, non da un obbligo di legge statale. Il loro scopo è uno solo: garantire che esista una prova certa del fatto che il lavoratore ha ricevuto la comunicazione.
Responsabile HR: Quindi la e-mail in teoria potrebbe bastare?
Avvocato: In teoria, e sempre più anche in pratica. La Cassazione, con l’Ordinanza n. 13731 dell’11 maggio 2026, lo ha detto in modo netto: il mezzo con cui si trasmette un licenziamento non incide sulla sua validità, purché l’atto sia scritto e il lavoratore ne sia venuto a conoscenza. Ma — e qui sta il punto delicato — rimane tutto a carico suo l’onere di dimostrare quella ricezione.
Il nodo del contratto collettivo: cosa dice il suo CCNL?
Distinguere tra istruzione e sanzione
Responsabile HR: Il sindacalista cita l’articolo del contratto che dice che le sanzioni disciplinari vanno comunicate con raccomandata, consegna a mano o PEC. Quello non vale niente?
Avvocato: Vale qualcosa, ma non necessariamente quello che sostiene il sindacalista. Ecco la distinzione che ha fatto la Cassazione, ed è una distinzione di grande importanza pratica. Quando un CCNL elenca le modalità di comunicazione delle sanzioni disciplinari, sta dettando una regola procedurale: dice come si deve trasmettere l’atto al lavoratore. Non sta dicendo che, se si usa un canale diverso, l’atto è nullo. Sono due cose molto diverse.
Responsabile HR: Quindi quella clausola è solo una raccomandazione?
Avvocato: Non è solo una raccomandazione, ma non è nemmeno automaticamente una sanzione di nullità. La Cassazione ha chiarito che affinché la violazione delle modalità di comunicazione produca l’invalidità del licenziamento, il CCNL deve prevederlo espressamente: deve cioè contenere una clausola che dica, senza margini di dubbio, che il recesso comunicato con strumenti diversi da quelli indicati è nullo o inefficace. Se quella previsione non c’è, e nella grande maggioranza dei contratti collettivi italiani non c’è, la violazione della forma di comunicazione rimane un’irregolarità procedurale, non un vizio che travolge l’atto.
Come si legge la clausola del suo contratto
Responsabile HR: Okay, sto aprendo il CCNL. Trovo l’articolo in questione. Dice testualmente che le sanzioni “dovranno essere comunicate” tramite raccomandata, consegna a mano o PEC. Stop. Non dice altro.
Avvocato: Quella formulazione è esattamente quella esaminata dalla Cassazione nell’Ordinanza n. 13731/2026. La Corte ha notato che il verbo “comunicare” usato in quella clausola riguarda la fase di trasmissione dell’atto, non la sua formazione. In altre parole: il contratto dice “come lo mandi”, non “come lo fai esistere”. E non prevede nessuna sanzione per chi non rispetta quella modalità. Sulla base di questo ragionamento, la Cassazione ha ritenuto valido il licenziamento anche se trasmesso via e-mail ordinaria. La sua situazione, quindi, è quella del precedente: formalmente, il licenziamento dovrebbe reggere.
Il problema vero: può dimostrare che Tizio ha ricevuto quella mail?
L’onere della prova resta in capo all’azienda
Responsabile HR: Bene, respiro. Ma il sindacalista dice che Tizio potrebbe sostenere di non aver ricevuto la mail. O che è finita nello spam. Cosa succede in quel caso?
Avvocato: Questo è il vero tallone d’Achille della scelta che ha fatto. Il licenziamento, giuridicamente, è un atto che produce effetti solo dal momento in cui entra nella sfera di conoscenza del destinatario: lo chiamiamo atto recettizio. Non basta averlo inviato, bisogna poter dimostrare che è stato ricevuto. Con una raccomandata o una PEC ha la ricevuta in mano, punto. Con una e-mail ordinaria, quella certezza non c’è.
Responsabile HR: Ma lui ha un indirizzo e-mail aziendale. È quello che ho usato. Non basta?
Avvocato: Aiuta, ma non è sufficiente da solo. Un giudice potrebbe chiederle: c’è conferma di lettura? C’è qualche risposta, anche indiretta, che dimostri che Tizio ha aperto quel messaggio? Ha fatto qualcosa — presentarsi in azienda, non presentarsi, contattare il sindacato — in un lasso di tempo compatibile con l’aver ricevuto la notizia? Se riesce a costruire una catena di elementi che rendano inverosimile la tesi del “non l’ho ricevuta”, è al sicuro. Se invece la mail è partita nel vuoto e non c’è nulla che ne attesti la ricezione, il rischio probatorio è reale.
Cosa fare adesso, concretamente
Responsabile HR: Allora cosa mi consiglia di fare nelle prossime ore?
Avvocato: Prima cosa: recuperi ogni elemento che possa attestare la ricezione. Log del server di posta aziendale, eventuale ricevuta di lettura se l’ha impostata, qualsiasi contatto successivo con Tizio che presupponga la conoscenza del contenuto della mail. Se Tizio ha chiamato il sindacato il giorno dopo, ad esempio, questo suggerisce che la notizia l’ha ricevuta. Seconda cosa: verifichi se nel frattempo ci sono stati scambi scritti, anche indiretti, in cui Tizio faccia riferimento alla comunicazione ricevuta. Terza cosa: non risponda al sindacalista senza prima aver definito insieme una strategia. Ogni parola detta adesso può essere usata in sede giudiziale.
Cosa rischia l’azienda se la causa va avanti
Le tutele applicabili e le conseguenze di una soccombenza
Responsabile HR: Nel caso peggiore, se Tizio impugna e vinciamo sul merito ma perdiamo su qualcos’altro, cosa rischiamo?
Avvocato: Dipende dal regime di tutele applicabile. Nelle aziende sopra i quindici dipendenti, se il licenziamento viene dichiarato illegittimo per vizi formali o procedurali, si applica di solito la tutela indennitaria: il giudice condanna l’azienda al pagamento di un’indennità che varia da due a dodici mensilità, a seconda dell’anzianità e di altri fattori. Se invece il vizio è di merito — mancanza di giusta causa o giustificato motivo — l’indennità sale tra sei e ventiquattro mensilità. Se invece emergesse un carattere ritorsivo o discriminatorio del licenziamento, la sanzione sarebbe la reintegrazione nel posto di lavoro. Per questo è fondamentale che la motivazione del recesso sia solida e documentata indipendentemente dal canale usato per comunicarlo.
Responsabile HR: La motivazione nel nostro caso è la soppressione del posto per riorganizzazione. Abbiamo la documentazione.
Avvocato: Bene, quello è il pilastro. Teniamolo saldo. La questione della e-mail, alla luce della Cassazione, non dovrebbe farvi affondare sul fronte della validità formale. Il fronte da presidiare è quello della prova della ricezione e, naturalmente, quello della genuinità delle ragioni organizzative.
Come evitare di ritrovarsi in questa situazione la prossima volta
Un protocollo interno che non costa nulla
Responsabile HR: Capito. E per il futuro? Come ci regoliamo con le prossime comunicazioni disciplinari?
Avvocato: La risposta è semplice: usate sempre la PEC o la raccomandata a/r, anche se tecnicamente non è più l’unico modo valido. La sentenza della Cassazione chiarisce che la e-mail ordinaria non è fatale per la validità dell’atto, ma non elimina il problema probatorio. La PEC è uno strumento economico, immediato, e ha valore legale certificato: data di invio, data di ricezione, contenuto del messaggio. Con quella in mano, in caso di causa, avete già vinto la battaglia sulla ricezione senza nemmeno aprire bocca. Il risparmio di qualche minuto non vale il rischio di mesi di contenzioso.
Responsabile HR: Ha ragione. E in caso di dipendenti che non hanno PEC?
Avvocato: In quel caso, raccomandata a/r. Se il dipendente lavora in sede, la consegna a mano con firma per ricevuta è altrettanto valida. L’obiettivo è sempre lo stesso: avere una prova autonoma, indipendente dal comportamento del destinatario, che attesti la data certa di ricezione.
La strategia per il caso di Tizio: come muoversi ora
Valutare la conciliazione prima del giudizio
Responsabile HR: Tornando a Tizio: il sindacalista ha accennato alla possibilità di trovare un accordo. Vale la pena esplorarlo?
Avvocato: Dipende da quanto è solida la sua posizione complessiva. Se la documentazione sulla soppressione del posto è inattaccabile e la prova della ricezione della mail è ragionevole, può permettersi di andare avanti con maggiore tranquillità. Se invece ci sono zone d’ombra su uno di questi due fronti, esplorare una conciliazione prima che la controversia entri in fase giudiziale ha sempre senso: riduce i costi, i tempi e l’incertezza. Un accordo transattivo raggiunto in sede protetta — davanti alla commissione di conciliazione territoriale o in sede sindacale — chiude definitivamente la vicenda e impedisce a Tizio di riproporre le stesse pretese in futuro.
Responsabile HR: E in quel contesto, chi gestisce la trattativa?
Avvocato: La trattativa sindacale va gestita con un avvocato del lavoro al fianco. Non perché sia obbligatorio, ma perché quello che viene scritto nell’accordo conciliativo ha effetti definitivi e irreversibili. Un testo mal redatto può lasciare aperti diritti che si credevano chiusi, oppure chiudere questioni su cui l’azienda avrebbe avuto buone chance in giudizio. La precisione in questa fase vale quanto, se non più, di una vittoria in tribunale.
La sentenza è utile, ma non è un salvacondotto
Responsabile HR: Allora, tirando le somme: ho sbagliato a usare la e-mail?
Avvocato: Ha fatto una scelta rischiosa, non necessariamente sbagliata. La Cassazione con l’Ordinanza n. 13731/2026 le dà una mano sul fronte della validità formale del licenziamento: il canale di trasmissione, da solo, non basta a farlo cadere. Ma le lascia un problema aperto sul fronte probatorio. Il consiglio per il futuro è di costruire una procedura interna che elimini quel problema alla radice. Nel frattempo, sul caso Tizio, lavoriamo insieme per raccogliere tutto ciò che serve a dimostrare la ricezione, e valutiamo se la strada giudiziale sia quella più conveniente o se un accordo rapido tuteli meglio l’azienda. In ogni caso, nessuna comunicazione ulteriore al sindacalista senza che io sappia prima cosa dirle.
Responsabile HR: Perfetto. Le mando tutta la documentazione entro oggi.
Il dialogo è una ricostruzione a fini divulgativi, ispirata alla vicenda esaminata dall’Ordinanza Cass. civ., Sez. Lav., 11 maggio 2026, n. 13731. I nomi sono di fantasia. Le informazioni contenute non costituiscono consulenza legale: ogni situazione va valutata individualmente da un professionista qualificato.
Riferimento: Cass. civ., Sez. Lav., ord. 11 maggio 2026, n. 13731 — Art. 2 L. 15 luglio 1966, n. 604 — Artt. 1334 e 1352 c.c.
